Dictamus Bedienungsanleitung

Dictamus ist eine professionelle Diktieranwendung für iPhone, iPod Touch und iPad. Die folgende Anleitung beschreibt die Einrichtung und den Einsatz von Dictamus.

1. Einrichtung und Einstellungen

Beim ersten Aufruf von Dictamus wird einmalig ein Arbeitsbereich eingerichtet. Dieser Vorgang dauert wenige Sekunden. Falls Sie den Vorgang unterbrechen, wird er beim nächsten Start erneut ausgeführt. Bevor Sie mit dem Diktieren beginnen, nehmen Sie zunächst persönliche Einstellungen in Dictamus vor. Drücken Sie hierzu den Button mit dem Zahnradsymbol links unten in der Diktatliste (iPhone) bzw. rechts oben in der Menüleiste (iPad).

1. Allgemein

Unter dem Punkt „Allgemein“ können die Initialen des Anwenders eingegeben werden. Diese sind Bestandteil des Dateinamens bei der Weitergabe des Diktats. Der Empfänger kann mit Blick auf den Dateinamen den Ersteller des Diktats erkennen.

Unter „Diktatliste“ wird die Sortierfolge der Diktate in der Diktatliste nach Datum bestimmt. “Neue oben” stellt die jüngsten Diktate voran, “Neue unten” die ältesten.

Wählen Sie die Optik der Diktiersteuerungen zwischen Farbe, Metall und Glas. Der Hintergrund kann verändert und durch eigene Motive ergänzt werden.

2. Workflow

Bestimmen Sie das Verhalten von Dictamus beim Start, nach dem Speichern von Diktaten oder nach der (Mehrfach-) Weitergabe von Diktaten unter „Workflow“. Hierdurch beschleunigen Sie Ihre eigene Arbeitsweise. Wollen Sie bspw. nach dem Speichern eines Diktats dieses immer sofort an ein Weitergabeziel versenden, wählen Sie unter „Nach dem Speichern“ die Auswahl „Automatische Weitergabe“.

3. Aufnahme

Ist die Sprachaktivierung eingeschaltet, wird die Aufnahme bei Stille automatisch angehalten. Aktivieren Sie Bluetooth, um mit einem Bluetooth-Headset zu diktieren. Das Headset muss dazu mit dem iPhone gekoppelt sein.

4. Weitergabeziele und E-Mail

Mit Dictamus können Sie Diktate per E-Mail versenden, per USB-Kabel vom iPhone/iPad auf den Computer übertragen, im gleichen W-LAN-Netzwerk downloaden oder an Server wie Web-DAV, iDisk, FTP weitergeben. Dictamus hat auch den Upload zum Workflow-Lösung von studiotextart integriert (siehe Kapitel 4.6).

1. E-Mail

Dictamus unterstützt den Diktatversand über iOS Mail. Dazu ist keine Konfiguration in Dictamus nötig, es besteht allerdings eine Grenze für die Dateigröße, die Dictamus auf diesem Weg verschicken kann und es können so nur komprimierte Dateien verschickt werden. Die Grenze liegt bei 5 MB für ältere Geräte wie iPhone 3G (und frühere), für neuere Geräte wie iPhone 3GS und iPad liegt die Grenze bei 15 MB.

Wenn Sie größere oder unkomprimierte Dateien per E-Mail versenden wollen, müssen Sie ein E-Mail-Weitergabeziel in Dictamus anlegen. Dazu geben Sie die Daten Ihres E-Mail-Accounts an, über den die Diktate versendet werden sollen. Tragen Sie einen SMTP-Server (z.B. „smtp.me.com”) mit Port (in der Regel 25 oder 587) ein. Geben Sie außerdem Ihren Benutzernamen und das Passwort für die Authentifizierung an diesem SMTP-Server an. Sie können diese Einstellungen später jederzeit ändern. Sollte Ihnen diese Daten nicht bekannt sein, können Sie diese bei Ihrem E-Mail-Anbieter erfragen. Wenn der Server SSL-Verschlüsselung unterstützt, wird sie automatisch aktiviert.

Beachten Sie bitte beim E-Mail-Versand, dass die Sprachdateien abhängig von der aufgenommenen Länge sehr groß sein können. Viele E-Mail-Anbieter begrenzen die Größe der Dateien, die verschickt werden können. Setzen Sie sich mit Ihrem E-Mail-Anbieter in Verbindung, um zu erfahren, wie hoch Ihre Begrenzung ist bzw. um sie ggf. erhöhen zu lassen. Beachten Sie bitte, dass eine E-Mail vom Versender zum Ziel über mehrere Server laufen kann, von denen jeder eine eigene Maximalgröße festsetzt.

Sollte eine Erhöhung nicht möglich sein, bietet sich die Einrichtung einer speziellen Mailbox für Diktate bei einem Anbieter mit hoher Maximalgrenze an. Zum Zeitpunkt der Entstehung dieses Dokuments bietet beispielsweise Google Mail kostenlose Mailboxen mit einer maximalen Dateigröße von 35 MB und 5 GB Gesamtspeicherkapazität an (Irrtum und Änderung von Verfügbarkeit sowie Konditionen vorbehalten).

Falls Sie während des Versands eines Diktats per Mail einen Anruf erhalten, wird die Speicherung bzw. der Versand automatisch unterbrochen, damit der Anruf angenommen werden kann. Dictamus wird in diesem Fall im Anschluss an das Telefongespräch automatisch neu gestartet.

2. FTP

Dictamus kann die Diktate an einen FTP-Server senden. Geben Sie hierzu die Daten des Servers und die Zugangsdaten ein. Wenn Ihr Server SSL-Verschlüsselung unterstützt, wird sie automatisch aktiviert.

3. WebDAV

Um die Diktate an einen WebDAV-Server zu senden, geben Sie die Daten dieses Servers und die Zugangsdaten ein. Wenn Sie anstelle der in Dictamus nachgefragten Einstellungen (SSL, Server, Port, Pfad) nur eine URL erhalten haben, erhalten Sie die Einstellungen so, wie nachfolgend aufgeführt. Wenn die URL beispielsweise https://dav.server.com/webdav/username lautet, dann geben Sie als Server „dav.server.com” ein, als Pfad „webdav/username” und aktivieren SSL. Wenn die URL „http” statt „https” enthält, deaktivieren Sie SSL. Der Pfad muss alle Zeichen nach dem ersten Schrägstrich (/) nach dem Servernamen enthalten.

Wenn Sie nach der Übertragung einer Datei mit mehr als 1MB Länge feststellen, dass die Datei auf dem Server zu klein ist, deaktivieren Sie im Abschnitt „Erweitert” den Schalter „Partial PUT”. Wenn die Übertragung mit einer Fehlermeldung scheitert, die sinngemäß „40x Content-Range not allowed” lautet, deaktivieren Sie ebenfalls „Partial PUT”.

4. iDisk/MobileMe

MobileMe (http://www.apple.com/mobileme/) ist ein kostenpflichtiger Dienst, der von Apple angeboten wird. MobileMe stellt unter anderem Speicherplatz im Internet unter dem Namen „iDisk" bereit. Jede iDisk hat einen öffentlichen Bereich („Public"), in dem ein MobileMe-Nutzer Dateien für andere Internetnutzer zum Download bereitstellen kann. Dictamus kann Diktate in diesen Public-Bereich übertragen oder in einen beliebigen anderen Ordner. Wenn Sie „Public” deaktivieren, geben Sie unter „Pfad” den Ordner ein, in den übertragen werden soll. Stellen Sie vor der ersten Übertragung in den Public-Bereich unbedingt sicher, dass Sie ein Passwort für den Zugriff auf den Public-Bereich gesetzt haben, sonst kann jeder beliebige Internet-Nutzer Ihre Diktate herunterladen. Das Public-Passwort setzen Sie auf Ihrem Computer in den Systemeinstellungen (Mac OS X) bzw. in der Systemsteuerung (Windows). Weitere Informationen zum Public-Passwort auf MobileMe finden Sie hier und hier.

5. box.net und Dropbox

box.net (www.box.net) und Dropbox (www.dropbox.com) sind Cloud-Storage-Anbieter, zu denen Sie die Diktate senden und die sie anderen Anwendern wie bspw. Ihrer Sekretärin oder Ihren Mitarbeitern zugänglich machen können. Um diese Dienste nutzen zu können, müssen Sie sich dort anmelden und die Zugangsdaten in Dictamus eintragen.

6. Anbindung zum studiotextart Workflowsystem

Dictamus hat u.a. auch studiotextart als Transkriptionsdienstleister für die deutsche und englische Sprache hinterlegt. Tragen Sie die für die Übertragung notwendigen Daten wie Username und Passwort ein, es sind die gleichen, die beim ONLINE-Upload über das Internet verwendet werden. Sollten Sie noch keine Zugangsdaten haben, rufen Sie die Hotline von studiotextart unter Tel. +49 (0) 6196 – 9025585 an. Sie erhalten dann umgehend die benötigten Informationen.

2. Diktieren

Sie starten ein Diktat, indem Sie den Button „Aufnahme“ in der Mitte unten in der Diktatliste (iPhone) bzw. den "+"-Button in der Menüleiste rechts oben (iPad) drücken oder über das Tabellenfeld „Neues Diktat erstellen“ am Ende der Diktatliste. Die Ansicht wechselt zur Diktatsteuerung. Sie sehen nun unter anderem acht farbkodierte Aufnahmesteuerungstasten und eine Positionsmarkierung.

Auf einem iPhone oder iPad können Sie ein Diktat sowohl über das eingebaute Mikrofon als auch über ein Mikrofon-Headset aufnehmen. Wenn Sie auf einem iPhone über das eingebaute Mikrofon aufnehmen, halten Sie das Gerät über Kopf, also mit dem Dock-Connector nach oben, und sprechen in das Mikrofon neben dem Dock-Connector. Der Bildschirm wird sich automatisch mitdrehen, sodass die Ausrichtung der Oberfläche wieder korrekt ist. Auf dem iPod Touch (ab 2. Generation) können Aufnahmen nur mit einem externen Mikrofon durchgeführt werden. Auf Geräten, die Bluetooth-Headsets unterstützen, können Aufnahmen auch über diese durchgeführt werden, sofern Sie Bluetooth im Aufnahmeabschnitt der Dictamus-Einstellungen aktiviert haben.

Um Ihr Diktat zu beginnen, drücken Sie die rote Aufnahmetaste. Dictamus arbeitet mit Sprachaktivierung, d.h., die Aufnahme läuft nur, wenn Sie tatsächlich sprechen. Sie können beliebig lange Pausen einlegen, beispielsweise um Informationen nachzuschlagen. Die Aufnahme wird dann automatisch unterbrochen und startet vollautomatisch wieder, sobald Sie weitersprechen. Um die Aufnahme manuell anzuhalten, drücken Sie erneut die rote Aufnahmetaste oder die graue Pausentaste.

Mit den blauen Tasten spulen Sie mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten das Diktat vor und zurück. Sobald Sie die Taste lösen, wird das Diktat vom erreichten Zeitpunkt aus automatisch abgespielt. Stoppen Sie das automatische Abspielen mit der Pausentaste oder wechseln Sie mit der roten Aufnahmetaste direkt in den Aufnahmemodus. Sie können an einer beliebigen Stelle im Diktat erneut mit der Aufnahme beginnen. Der neu aufgenommene Text überschreibt dabei die vorangegangene Aufnahme von dem Punkt an, von dem aus Sie die neue Aufnahme gestartet haben.

Die grüne Abspieltaste spielt das Diktat von der aktuellen Position aus ab. Um das Diktat anzuhalten, drücken Sie erneut die grüne Abspieltaste oder die graue Pausentaste.

Um an einer beliebigen Stelle einen Diktateinschub vornehmen zu können, drücken Sie die gelbe Taste und dann die rote Aufnahmetaste. Ist der Einschub beendet, drücken Sie die graue Pausentaste.

Über den Zahnrad-Button unten links erreichen Sie direkt die Aufnahmeeinstellungen. Sie können hier die Sprachaktivierung ein- und ausschalten, die Mikrofonempfindlichkeit in fünf Schritten von 50 % bis 200 % einstellen, die Ausgabelautstärke sowie das Aufnahmegerät festlegen und die Diktatbeschreibung für das spätere Speichern eingeben. Zur Einstellung des Aufnahmegeräts tippen Sie das Bluetooth-Symbol im Ausgabelautstärke-Feld an. Sie können zwischen allen gekoppelten Bluetooth-Headsets, dem Lautsprecher und dem Telefonhörer auswählen.

Wenn Sie Ihr Diktat abgeschlossen haben, gelangen Sie über „Sichern” rechts oben zum Speicherdialog. Geben Sie zu Ihrem Diktat eine Kurzbeschreibung ein, mit der Sie es in der Liste identifizieren können. Das Diktat wird als WAV-Datei sowohl unkomprimiert als auch komprimiert gespeichert und nach Abschluss des Speichervorgangs in die Diktatliste aufgenommen.

3. Die Diktatliste

Ihre aufgenommenen Diktate werden in der Diktatliste verwaltet. Sie sehen für jedes Diktat die beim Speichern angegebene Kurzbeschreibung, Uhrzeit und das Datum der Aufnahme, die Länge des Diktats, die Dateigröße (unkomprimiert und komprimiert) sowie eine Markierung für eine erfolgte Weitergabe. Zur Verwaltung und Detailansicht eines Diktats tippen Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste an.

4. Diktat-Detailansicht

In der Detailansicht für ein Diktat können Sie die Kurzbeschreibung des Diktats ändern, das Diktat abspielen, fortsetzen, weitergeben oder löschen. Zur Fortsetzung eines Diktats wird die Aufnahme in den Arbeitsbereich übertragen. Je nach Länge des Diktats kann das einige Sekunden dauern. Danach wechselt die Ansicht zur üblichen Diktieransicht. Wenn Sie nach der Fortsetzung bzw. Überarbeitung der Aufnahme wieder sichern, können Sie die neue Fassung entweder als eigenes neues Diktat speichern oder die alte Fassung überschreiben.

5. Diktate weitergeben

Drücken Sie den Button, der drei überlagerte Pfeile zeigt, rechts unten in der Diktatliste (iPhone) bzw. rechts oben in der Menüleiste (iPad) für eine Mehrfachweitergabe oder in der Detailliste eines Diktats die Funktion „Diktat weitergeben“ (iPhone). Die von Ihnen in den Einstellungen eingerichteten Weitergabeziele erscheinen neben Download, iOS Mail und Export (sofern verfügbar) in der Detailansicht. Durch die Auswahl eines Ziels wird die Weitergabe ausgelöst.

1. Mehrfachweitergabe

Wählen Sie die Weitergabemethode aus. Wenn Sie Download wählen, wird direkt der Download-Dialog geöffnet. Für alle anderen Methoden öffnet sich eine Liste mit den Diktaten, in der Sie die auswählen, die Sie weitergeben wollen. Die ausgewählten Diktate werden durch einen roten Punkt gekennzeichnet. Die drei Knöpfe rechts unten dienen der Mehrfachmarkierung, von links nach rechts: „Alle markieren", „Nicht weitergegebene markieren", „Alle Markierungen aufheben".

2. E-Mail

Bitte geben Sie bei der Weitergabe per E-Mail die E-Mail-Empfängeradresse an oder wählen Sie diese aus Ihrem Adressbuch.

3. Download

Der Download von Diktaten ist nur über ein lokales WLAN möglich. Sie können Diktate, die Sie zum Download bereitstellen, von jedem beliebigen Rechner im gleichen WLAN aus mit einem Browser herunterladen. Wechseln Sie dazu in die Ansicht „Diktat zum Download bereitstellen” und geben Sie dann in Ihrem Browser die URL ein, die Dictamus anzeigt. Nach Abschluss des Downloads gelangen Sie automatisch zurück in die Detailansicht.

4. Export

Um ein oder mehre Diktate zu exportieren, wählen Sie für diese Diktate das Weitergabeziel „Export“. Dictamus stellt diese Diktate für die iTunes-Dateiübertragung zur Verfügung. Verbinden Sie dann Ihr iPhone/iPad per USB-Kabel mit Ihrem Computer. Sie finden die Diktate in iTunes im Apps-Tab Ihres iPhones/iPads unter der Liste der zu synchronisierenden Apps.

Inhaltsverzeichnis

  1. Einrichtung und Einstellung
    1. Allgemein
    2. Workflow
    3. Aufnahme
    4. Weitergabeziele und E-Mail
      1. E-Mail
      2. FTP
      3. WebDAV
      4. iDisk/MobileMe
      5. box.net und Dropbox
      6. Anbindung zum studiotextart Workflowsystem
  2. Diktieren
  3. Die Diktatliste
  4. Diktat-Detailansicht
  5. Diktate weitergeben
    1. Mehrfachweitergabe
    2. E-Mail
    3. Download
    4. Export

 

App-Kompatibilität

Dictamus ist zu den folgenden Geräten kompatibel: iPhone 4, iPhone 3GS, iPhone 3, iPhone 2, iPod Touch (4. Gen) und iPod Touch (2./3. Gen)*.
* für diese Geräte ist ein externes Mikrofon nötig